Queste le parole di Carla Silvestri, responsabile amministrativa e controllo qualità di Fercal, una microazienda manifatturiera basata in provincia di Novara, che dal 1989 produce minuteria metallica finalizzata principalmente alla realizzazione di accessori per le coperture industriali.
Oggi facciamo due chiacchiere con Carla in merito all’esigenza di avere un software ERP specifico per l’azienda manifatturiera volto a semplificare la complessità della catena di produzione e a contenere i costi che TAKOBI è andato a colmare.
Carla ci racconti di come è nata l’esigenza di un software gestionale in Fercal?
Fercal aveva bisogno di migliorare la gestione del ciclo attivo e passivo cercando di rendere agevole la comunicazione tra ufficio e produzione ed un controllo di qualità che potesse garantire la tracciabilità del prodotto in ogni fase del processo aziendale, per poter riuscire ad acquisire clienti di una certa importanza e poterci approcciare al mercato estero.
Abbiamo iniziato a ricercare software che potessero aiutarci in questo lavoro, e la ricerca è durata molti anni, sia per problemi di budget che per la rigidità imposta dai programmi presenti sul mercato che purtroppo non si addicono ad aziende piccole.
Nel frattempo usavate già un software gestionale per l’industria manifatturiera?
All’inizio l’unica soluzione trovata è stata quella di realizzare in modo molto semplice un database per poter gestire il controllo di qualità e tracciabilità delle merci in entrata, della produzione e della merce in uscita. Poi per la gestione della contabilità utilizzavamo sigla di Deltaphi, con una buona elasticità nel gestire a livello contabile e di modulistica, conferme d’ordine, DDT, fatture e tutta la contabilità. Tuttavia era disegnato per gestire rivendite e non produzioni e non ci permetteva di gestire il ciclo passivo in automatico. Per poter gestire il ciclo passivo dalla contabilità dovevamo effettuare, per ogni lotto di prodotto, scarichi e carichi manuali, con una gran perdita di tempo. Non potevamo gestire l’articolo per lotto di produzione e il conto lavoro di materiale che ci veniva inviato, ma solo di materiale in uscita per lavorazioni esterne. Un altro problema non sottovalutabile era la difficoltà di estrapolare i dati delle conferme d’ordine in modo da ottenere dei dati elaborabili per pianificare la produzione. Tutte queste operazioni eseguite manualmente creavano duplicazione di dati, quindi errori, e perdite di tempo. Con la crescita della produzione sono diventati dei limiti, e abbiamo deciso di provare a valutare degli ERP, ma serviva un programma affidabile, completo e mantenuto, comprensivo della creazione del DDT gestione completa del ciclo passivo e attivo e gestione contabile, ed è così che siamo arrivati a TAKOBI.
Cosa è cambiato in Fercal dall’implementazione di TAKOBI, un ERP pensato proprio per l’azienda manifatturiera?
In questi tre anni di collaborazione con TAKOBI possiamo dire di essere cresciuti insieme, ci hanno ascoltato con tanta pazienza tutte le volte che avevamo un problema e ci hanno permesso di capire cos’è un ERP ed imparare ad utilizzare le sue potenzialità.
Adesso gestiamo il cliente dall’offerta alla fattura senza perdere dati o inviare documenti non pertinenti. Già dall'inserimento dell'ordine possiamo decidere come interagire con la produzione, possiamo decidere se mandare l’ordine direttamente in produzione e quindi legare il prodotto al cliente oppure mandarlo in magazzino, e poi gestire dal magazzino l’approvvigionamento. Gestiamo gli acquisti dalle offerte alle fatture con il controllo del ciclo passivo molto semplice ed intuitivo, qui l’articolo si gestisce benissimo anche con il codice fornitore, e lo stesso articolo può essere legato a più fornitori. I piani produttivi sono facilmente esportabili e quindi manipolabili facilmente per pianificare i piani macchine. Le schede di produzione sono abbastanza elastiche, si possono scegliere i lotti da utilizzare, interrompere la produzione e continuare con un nuovo lotto nella stessa scheda, iniziare a vendere il prodotto anche se la scheda non è chiusa, manca solo un campo testuale dove poter inserire note sulla produzione e sui controlli di qualità effettuati.
Qual è il reale valore aggiunto di TAKOBI rispetto alle precedenti soluzioni in uso?
L'aspetto fondamentale per noi è stato l'annullamento di errori nel passaggio ordine cliente a produzione e la possibilità di lavorare tutti insieme e autonomamente. In produzione aprono e chiudono le schede di produzione, rottamano il materiale difettoso, smontano il materiale montato per sbaglio, controllano e decidono i lotti di materie prime che devono utilizzare, creano prospetti di produzione aggiornati tutte le volte che vogliono. In ufficio o ovunque ci si trova, non ci si deve più preoccupare della produzione, si inseriscono gli ordini dei clienti, si inviano le conferme, si verifica il magazzino e si manda la richiesta. Una volta concluso, il nostro ordine compare in magazzino pronto per la spedizione completa di lotto e di tracciabilità, e una volta fatturato il tutto diventa tracciabile. Allo stesso modo funzionano gli acquisti, dall’ordine si traccia il materiale in ingresso e poi viene gestito o dalla produzione o dal magazzino. In merito alla contabilità, posso dire che gestisco facilmente, fatture elettroniche sia in ingresso che in uscita, registri iva, liquidazioni iva, lipe … pagamenti, emissioni riba, scadenziari e prospetti vari. È un programma per contabilità ordinaria, ma mi permette di gestire quasi tutte le integrazioni ai registri IVA con facilità.
TAKOBI mi ha reso la vita lavorativa più semplice: produzione, commerciale e amministrazione possono lavorare insieme sugli stessi dati mantenendo la propria autonomia, e riescono autonomamente e facilmente a inserire e reperire dati di cui hanno bisogno.